Projektorganisation im Sekretariat: Aufgaben koordinieren - Teams betreuen - Abläufe steuern

Jedes Projekt ist einzigartig und komplex! Als (Projekt-) Assistenz sind Sie Schnittstelle und Ansprechpartner für alle Projektbeteiligten, egal ob bei einer Tagung, Konferenz, Mitgliederversammlung, Softwareeinführung oder einem Bauprojekt. Lernen Sie Prozesse und Abläufe in Projekten zu verstehen. Welche Informationen sind zu recherchieren, wie werden Arbeitsschritte und Ergebnisse dokumentiert, wie behalten Sie Termine und Kosten unter Kontrolle und wie kommunizieren Sie souverän mit unterschiedlichen Hierarchie- und Entscheidungsebenen? So können Sie die Projektleitung effektiv entlasten und eigenverantwortlich Projekte begleiten.

Projektmanagement - Basic´s

• Woran erkennen Sie ein Projekt?
• Aufgaben und Ziele im Projektmanagement
• Besonderheiten von Projektarbeit und Projektmanagement

Projektstart

• Von der Idee zum Projekt
• Projektziele und -planung
• Bringen Sie das Projekt ins Rollen: Arbeitspakete und Meilensteine
• Termin- und Kostenpläne

Projektplanung: Projekte vorbereiten und Aufgaben strukturieren

• Abläufe, Termine und Kosten im Griff
• Projektstrukturplan und Projektablaufplan
• Kreativmethoden zur Ideenfindung

Projektsteuerung: Risiken erkennen und Abweichungen entgegensteuern

• Schritte der Projektüberwachung
• Informationsmanagement
• Projektsteuerung: Erkennen Sie Risiken und behalten Sie Deadlines im Auge

Projektteam: Schnittstellen optimieren und Beteiligte mit ins Boot holen

• Ihre Rolle im Projektmanagement
• Rollenverteilung und Rollenverständnis der Teammitglieder
• Kommunikation und Transparenz im Team
• Konflikte im Team erkennen und überwinden

Projektabschluss

• Professionelle Projektdokumenation
• Lessons learned und Checklisten

Praxisbeispiel Veranstaltungsmanagement

• Veranstaltungsplanung von A wie Ausstellung bis Z wie Zielgruppenfindung
• Kosten im Blick: Budgets kalkulieren und einhalten
• Veranstaltungspannen vermeiden: Wichtige Punkte des Notfallplans