Fit für Chefassistenz und Büromanagement - online

Kompetent, flexibel und kreativ, verantwortungs- und kostenbewusst - so stellen sich heute viele Chefs ihre "Managerin im Vorzimmer" vor. Die Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben macht Ihren Arbeitsalltag auf der einen Seite sehr abwechslungsreich, stellt an Sie als Assistentin andererseits auch hohe Anforderungen. Qualifizieren Sie sich für neue Herausforderungen in Ihrem Beruf! Sie erhalten Anregungen, eingefahrene Arbeitsroutinen zu überdenken. Chancen kompetent wahrzunehmen und so Ihre beruflichen Ziele aktiv anzusteuern.

Dieses Kompaktseminar vermittelt Ihnen praxiserprobtes Wissen und aktuelle Techniken, um Ihren Chef professionell zu entlasten, Ihre Organisation zu optimieren, Ihre Zeit wirkungsvoll zu nutzen und in Gesprächen souverän und gelassen aufzutreten.

Tag 1 mit Dozentin Enisa Romanic

Die Zusammenarbeit aktiv gestalten

• Ihre Rolle als Assistentin in einem anspruchsvollen Umfeld
• Ausblick 2030 - Die Assistenz in der Transformation
• Schlüsselkompetenzen: Mit diesen Skills bleiben Sie gefragt
• Wie Sie unterschiedlichen Cheftypen gerecht werden
• Tipps zur wirkungsvollen typgerechten Chefentlastung

Chefentlastung digital

• Prozesse und Abläufe mithilfe von Kaizen optimieren
• Methoden, Tipps und Tools für Ihr Aufgabenmanagement:Virtuelle To-Do-Listen (Outlook, ToDo) und Kanban-Boards (Planner): Eigene Aufgaben, Teamaufgaben anlegen, zuweisen, nachhalten, Überblick über offene Aufgaben behalten: So bekommen Sie Struktur in Ihre Aufgaben und Ihren Arbeitstag
• Taktiken für den Umgang mit der E-Mail-Flut: Struktur für die digitale Ablage im E-Mail-Postfach, E-Mail Hacks: Kategorien, Quickstepps, Vorlagen, Regeln, Textbausteine und Abfragen. Outlooktipps für Profis
• Digitales Notiz- und Kollaborationstool: OneNote bieten die Möglichkeit, Notizen digital zu erstellen, zu organisieren und gemeinsam zu bearbeiten, was den Bedarf an Papier-Notizblöcken reduziert
• Digitales Büro: Effiziente Kommunikation im papierlosen Büro: TEAMS und Outlook
• Zentrale Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von elektronischen Dokumenten: (Microsoft SharePoint, One Drive)
• Gadgets und Tools für das papierlose Arbeiten

Tag 2 mit Dozentin Sabine Kupfer

Selbstmanagement und Selbstverantwortung

• Zeitmanagement: Zeitfresser erkennen, anpacken und reduzieren
• Ziele setzen und Prioritäten festlegen: Aufgabenmanagement
• Sich selbst führen und managen: Methoden für den Büroalltag
• Schlüsselposition einnehmen: sich als Chefassistenz positionieren, aus erledigten Todo's Erfolge sammeln: Wieso sich das auf die Sichtbarkeit im Unternehmen auswirkt

Kommunikation: schwierige Situationen professionell meistern

• Klare und effektive Kommunikation, Feedback und Kritik zielorientiert und souverän geben, Umgang mit kritischen Feedback und lernen aus Fehlern
• Die Arbeit im Team: Zusammenarbeit aktiv gestalten - Arbeitsumfeld und Arbeitsklima positiv beeinflussen
• Gelassenheit im Assistenzalltag: Ruhe bewahren trotz Hektik und aller Herausforderungen
• Wie spreche ich mit wem: DISG-Modell und Transaktionsaanlyse, die eigene Konfliktfähigkeit ausbauen
• Grenzen setzen und Nein sagen: Wieso das für Organisationsentwicklung notwendig ist

Das Unternehmen professionell repräsentieren

• Kleider machen Leute: Stil und Etikette im heutigen Umfeld
• Der erste Eindruck zählt: es gibt keine zweite Chance!
• Selbstwert und Selbstwirkung: wie hängt das zusammen? Sich selbst und eigene Projekte souverän präsentieren